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电【child】文件回档与电【child】档案治理规范解读

发布时【between】:2017年03月13日 17:29 信息来源:彩票app下载_彩票软件app大全下载|官方网址<$[信息来源]>begin-->威海市档案局 阅读次数:打印本页 关闭窗口

 

电【child】文件回档与电【child】档案治理规范解读

 

2002年12月4日,国家质量监督检验检疫总局、国家标准化治理委员会发布了《电【child】文件回档与治理规范》(GB/T 18894-2002)(以下简称为2002年《规范》),并于2003年5月1日实施。该标准明确界定了电【child】文件、元数据、迁移等要害性术语的概念,规定了电【child】文件的回档治理流程以及电【child】文件的存储载体和存储格式,对于规范彩票app下载国电【child】文件的回档治理发挥了重要作用。随着彩票app下载国各项电【child】业务的迅速发展,电【child】文件的类型、格式及生成环境发生了很大变化,2002年《规范》已经不能满足电【child】文件回档与电【child】档案治理的现实需要。2016年8月29日,国家质量监督检验检疫总局与国家标准化治理委员会联合发布了新的国家标准《电【child】文件回档与电【child】档案治理规范》(GB/T 18894-2016)(以下简称为2016年《规范》),2017年3月1日开始实施,

一、2016年《规范》的结构特点

与2002年《规范》相比,2016年《规范》的整体结构具有如下特点:第一,新增了“业务系统与电【child】档案治理系统”这一章,从前端着手,对电【child】文件产生的业务系统的回档功能进行了较为全面的规定;第二,改节为章,扩充细化。例如,“电【child】文件的回档范围”从原来第六章“电【child】文件的收集与积累”下的一个小节扩充为单独的一章;第三,跨章合并,聚合内容。在原第九章增加了“电【child】档案备份”“电【child】档案元数据的维护”这两个小节,强调了备份及元数据维护对于电【child】档案安全治理的重要性,并将电【child】档案的存储、备份、利用、统计、元数据维护这几个部分统一回并为“电【child】档案的治理”,层次分明。

二、2016年《规范》的内容特点与变化

2016年《规范》在总则部分明确规定,电【child】文件回档与电【child】档案治理应纳进单位的信息化彩票app下载计划,并从全程治理理念和前端控制原则出发,规定了电【child】文件形成或办理部门、档案部门、保密部门、信息化部门等与电【child】文件形成、回档及治理和维护相关的各个部门的职责;将适用范围从2002年《规范》的“党政机关”扩大至“机关、团体、企事业单位和其他组织”。2016年《规范》所依据和参考的标准文件数量在2002年《规范》的基础上大幅增加扩充,共增加了22个标准性文件,其中有10个国家标准,8个行业标准,4个国际标准,提升了标准的适用性和支撑的广泛性。除此之外,2016年《规范》的内容更为充实,对指导彩票app下载国现阶段电【child】文件回档及电【child】档案治理具有较强的指导作用。具体如下:

(一)全面修订了术语及定义

2016年《规范》对术语进行了全面修订,主要体现为:

第一,新增了9个术语,分别是“电【child】档案”“组件”“可靠性”“业务系统”“电【child】档案治理系统”“移交”“回档”“登记”“转换”,澄清了相关概念。其中:(1)“电【child】档案”是“具有凭证、查考和保存价值并回档保存的电【child】文件”,明确了电【child】文件与电【child】档案之【between】的联系与区别。(2)“业务系统”是“形成或治理机构活动数据的计算机信息系统”。该定义正确阐述了业务系统的性质和特点,体现了前端控制的治理理念及对电【child】文件形成环境的重视。(3)“电【child】档案治理系统”的定义为“对电【child】档案(3.2)进行采集(3.11)、回档(3.12)、编目、治理和处置的计算机信息系统”。(4)“组件”是“构成电【child】文件、电【child】档案且独立存在的一个比特流。示例:文【book】类电【child】档案的组件包括电【child】公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文处理单等”。该定义明确了电【child】文件的结构,对其完整收集和回档具有重要指导作用。(5)“可靠性”是“电【child】文件、电【child】档案的内容完全和正确地表达其所反映的事物、活动或事实的性质”。(6)“移交”是“按照国家规定将电【child】档案(3.2)的保管权交给国家档案馆的过程”。(7)“回档”是“将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电【child】文件(3.1)及其元数据(3.3)治理权限向档案部门提交的过程”。该定义明确了回档的对【Elephant】、范围、性质和要求。(8)“登记”是“电【child】档案进进电【child】档案治理系统(3.10)时赋予电【child】档案唯一标识符的行为”。“登记”是电【child】文件在回档过程中成为电【child】档案必须履行的一项法定程序,新增这个术语十分必要。

第二,修订了8个基本术语与定义。如:将“元数据”的定义修改为“描述电【child】文件和电【child】档案的内容、背景、结构及其治理过程的数据”,修改后的术语定义与国家标准《信息与文献文件治理第1部分:通则》(GB/T 26162.1:2010)和国际标准《信息与文件文件治理第一部分:通则》(ISO15489-1:2001)保持了一致。

第三,删除了“背景信息”“逻辑回档”“物理回档”这3个术语,将“背景信息”回进“元数据”范畴。2016年《规范》删除或者说回避了对“逻辑回档”“物理回档”这两种回档方式的区分,它所规定的电【child】文件回档方式到底是怎样的? 8.2.2作了如下规定:“应基于安全的网络环境或专用离线存储介质,采用在线回档或离线回档方式,通过电【child】档案治理系统客户端或回档接口完成电【child】文件及其元数据的回档”。

(二)对业务系统提出了档案化治理的功能要求

2016年《规范》的5.1专门对业务系统提出了回档治理的功能要求:业务系统应该具备形成、收集、整理、回档电【child】文件的功能,以及保存修改信息,生成回档数据包,跟踪、审计电【child】文件的功能。另外,要求业务系统在电【child】文件流转期【between】能够实现对其元数据的收集,并且保持元数据与电【child】文件之【between】的关联。这项规定有助于从前端着手对形成流转阶段的电【child】文件进行控制,以确保对后端回档保存的电【child】档案进行治理和四性的维护,充分体现了电【child】文件治理的前端控制思想。

(三)重视元数据的回档及维护

元数据与电【child】文件不可分割,它对于电【child】文件的四性确认和维护,以及电【child】档案的发觉、组织与检索及提供利用都具有重要的作用。2016年《规范》较为具体地规定了元数据回档的相关内容,并对元数据维护提出了相关要求:

1.指明了回档元数据的类型及范围。规定文【book】类、科技类、邮件类、网页和社交媒体类、各种专业类电【child】文件的元数据回档范围参考《文【book】类电【child】文件元数据方案》(DA/T 46-2009)执行。另外,针对声像类电【child】文件具体列出了应回档元数据的类型。

2.规定了元数据鉴定工作细则。要求在元数据鉴定过程中,负责人要确保元数据的数量正确、齐全、完整,保证电【child】文件及其元数据之【between】的一一对应,确保元数据的完整性。

3.规定了不同种类的元数据的回档格式,与不同回档接口相对应的回档格式,以及声像类电【child】文件元数据、应用软件形成的电【child】文件元数据的回档格式。

4.规定了电【child】档案元数据维护的相关内容,包括:元据的维护范围、维护措施、维护目标等。

(四)明确规范了电【child】档案治理系统的基本功能,重视电【child】档案安全保障

2016年《规范》具体规定了电【child】档案治理系统的治理配置、电【child】档案治理、安全治理、系统治理及【paper】质档案治理这5个方面的基本功能,并从制度彩票app下载、基础设施和日常治理3个方面对电【child】档案治理系统的安全治理进行了规范,强调了安全保障工作的重要性。

(五)具体规定了电【child】文件的回档流程与时【between】、回档方式和回档文件格式

2016年《规范》具体阐述了电【child】文件回档与编目的要求:

1.规定了电【child】文件的回档流程。8.1.1规定,“电【child】文件形成或办理部门、档案部门可在回档过程中基于业务系统、电【child】档案治理系统完成电【child】文件及其元数据的清点、鉴定、登记、填写电【child】文件的回档登记表等主要回档程序”。

2.规定了电【child】文件鉴定工作的内容及要求:负责人不仅要对电【child】文件及元数据本身鉴定,也需要对电【child】文件的网络环境、存储介质等进行鉴定。实际上包括内容鉴定和技术鉴定两个方面的要求。

3.指明了电【child】文件的回档时【between】和回档方式。8.2.1规定,“电【child】文件形成或者办理部门应定期将已收集、积累并经过整理的电【child】文件及其元数据向档案部门提交回档,回档时【between】不得迟于电【child】文件形成后的第2年6月”。8.2.2规定,“应基于安全的网络环境或者专用离线存储介质,采用在线回档或者离线回档方式,通过电【child】档案治理系统客户端或回档接口完成电【child】文件及元数据的回档”。8.2.3对回档接口做了较为具体的规定。

4.具体规定了不同种类的电【child】文件的回档格式。8.3规定了文本及位图文件类、版式文件类、数据库类、计算机辅助设计与制造类、照【sheet】类、公务电【child】邮件类以及各种专业软件生成的电【child】文件的回档格式,操作性较强。8.4还专门规定了电【child】文件元数据的回档格式。

5.规定了电【child】档案编目流程及档号的编制规范,要求“档号应能唯一标识全宗内任一电【child】档案或【paper】质档案”。

(六)具体规定了电【child】文件收集与整理的内容及要求

1.明确了电【child】文件及其元数据收集与整理的时【between】及责任部门。7.1.1规定,电【child】文件的收集“应在业务系统电【child】文件拟制、办理过程中完成”,收集部门为“电【child】文件形成部门”,这与4.3部门职责与分工前后呼应。

2.细化了电【child】文件完整性的要求。7.1.2要求“同一业务活动形成的电【child】文件应齐全、完整”,并具体列举了声像类、邮件类、网页和社交媒体类、各种专业类电【child】文件的完整性要求。

3.明确规定了电【child】文件的保管期限及分类方案,规范了电【child】文件【paper】质文件目录数据彩票app下载,电【child】文件的排序、命名与关联元数据等具体要求。

(七)具体规定了电【child】档案存储、备份、统计和利用等基本工作内容

1.细化了电【child】档案存储方面的要求,存储对【Elephant】包括电【child】档案、元数据及电【child】档案治理系统。如9.1.3规定“在线存储系统应实施容错技术方案”。

2.增加了电【child】档案备份的规定,包括:备份方案和备份策略、备份治理,离线备份与灾难备份。如9.2.2提出了电【child】档案近线备份与灾难备份的基本要求,包括备份的方式、备份的范围、相关的标准规范等。

3.增加了电【child】档案利用、统计方面的要求。如9.3.1提出“电【child】档案的提供利用应严格遵守国家相关保密规定”。

可见,2016年《规范》高度重视电【child】档案备份和元数据维护工作,加强了对电【child】档案安全保障方面的规范性要求。

(八)规定了电【child】档案处置的相关要求

1.细化了电【child】档案的鉴定与审查方面的规范。如10.1.5“到期电【child】档案移交进馆前,应进行解密审查”部分属于新增内容,该部分与《中华人民共和国保密法》(2010)保持一致,实现了标准与法律法规的衔接。

2.增加了电【child】档案转换与迁移方面的规范,包含电【child】档案与元数据转换与迁移的情境、转换与迁移的流程与要求。如10.2.6规定,电【child】档案转换与迁移之后需要重新对电【child】档案及元数据进行备份。

3.细化了电【child】档案的移交与销毁规范,包括移彩票app下载程、移交单位、移交方式,销毁流程等。如10.3细化了电【child】文件的销毁流程,并规定“将被销毁的电【child】档案的元数据移进销毁数据库”。

三、2016年《规范》的不足及改进建议

综上所述,2016年《规范》大幅修订了相关术语、明确规定了业务系统的回档功能、高度重视元数据回档及维护、加强了电【child】档案备份等安全保障要求、规定了电【child】档案鉴定与审查以及迁移、转换等处置规范,使其内容更为充实、严谨、系统,具有针对性和可操作性。

笔者认为2016年《规范》尚存在一些待完善的地方:

第一,部分容有待细化。如对于处在破产、合并等特殊时期的回档单位,2016年《规范》及参考标准《电【child】档案移交与接收办法》[3]在移交时【between】、移交范围、移彩票app下载程与接收对【Elephant】等方面的指导性和参考性不足。

第二,迁移和转换这两个术语的界定有待商榷。关于迁移,OAIS对“数字迁移”定义为“开放档案信息系统为了长期保存数字信息对其进行的转换。它区别于一般的转换,具有以下三个特征:(1)旨在保存需要保存的全部信息内容;(2)新的档案信息(包)替代旧的档案信息(包);(3)转换的控制和责任回属于开放档案信息系统”。[4]In? terPARES将“迁移”定义为“将文件从一个系统或存储介质转移到另一个系统或存储介质的一个过程,以确保在系统和文件介质随时【between】丢失或老化的情况下,能够实现对文件的持续访问”。[5]IFLA(国际图【book】馆协会联合会)的数字信息保存报告将“迁移”定义为“从一种硬件/软件环境到另一种硬件/软件环境,或从一种计算机技术到另一种计算机技术的定期转移”。[6]关于转换,OAIS将“转换”定义为“在数字迁移过程中对档案信息包的内容信息或者保存描述信息的一种改变”。[7]维基百科将“数据转换”定义为“在计算机技术中,数据转换是将数据从一种格式或结构改变为另一种格式或结构的过程”。[8]可见,【root】据OAIS对于迁移和转换的定义,迁移是随着技术的变化和更新而定期地转换数据的一种处理过程,转换是迁移的一种手段。综合上述各方的定义,本文建议将“迁移”定义为:在维护电【child】档案真实性、完整性和可用性的前提下,定期将电【child】档案从一个系统转移到另一个系统、从一种存储介质转移到另一种存储介质、或者从一种格式(结构)转换为另一种格式(结构)的处理过程。建议将《规范》中“转换”定义修改为:在维护电【child】档案真实性、完整性和可用性前提下,在数字迁移过程中改变档案信息包的内容信息或者保存描述信息的处理过程。

 

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